Die richtige Nutzung einer Sekretärin oder eines Sekretärs geht weit über das klassische Aufgabenfeld der Terminplanung und Büroorganisation hinaus. In der heutigen globalisierten und digitalen Geschäftswelt haben Assistenten eine Schlüsselrolle bei der Entlastung von Führungskräften. Sie sind oft das Bindeglied zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitern, sorgen für den reibungslosen Informationsfluss und gewährleisten, dass der Manager sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Effizientes Delegieren und Vertrauen
Eine der zentralen Fähigkeiten erfolgreicher Führungskräfte ist es, Aufgaben effizient zu delegieren und ihrem Team zu vertrauen. Eine gut ausgebildete Assistenzkraft kann Aufgaben übernehmen, die zwar zeitaufwendig, aber nicht strategisch entscheidend sind, wie das Filtern von E-Mails, die Vorbereitung von Meetings oder das Managen von Reisedetails.
Ein herausragendes Beispiel hierfür ist Sheryl Sandberg, COO von Facebook, die in ihrem Buch Lean In betont, wie entscheidend die Beziehung zu ihrer Assistentin für ihre Produktivität ist. Sie beschreibt, dass eine enge Zusammenarbeit mit ihrem Assistenten nicht nur organisatorische Effizienz gewährleistet, sondern ihr ermöglicht, ihre Zeit auf die strategisch wichtigen Aufgaben zu fokussieren.
Vertrauen, Delegation und Kontrolle
Obwohl Vertrauen essenziell ist, bleibt die Kontrolle über die eigene Arbeit und das Team wichtig. Eine gute Führungskraft versteht, welche Aufgaben sie selbst übernehmen muss und welche sie effektiv delegieren kann. Die klare Kommunikation von Erwartungen ist hierbei entscheidend.
Um das volle Potenzial einer Assistenzkraft auszuschöpfen, müssen Führungskräfte einige wesentliche Prinzipien befolgen:
Klare Kommunikation:
Ein offener Dialog zwischen Führungskraft und Assistenz ist entscheidend. Beide Parteien sollten genau wissen, welche Aufgaben priorisiert werden und welche Erwartungen bestehen.
Autonomie und Verantwortung:
Indem Führungskräfte ihren Assistenten Verantwortung übertragen, steigern sie deren Engagement und Effizienz.
Kontinuierliche Weiterbildung:
Assistenten sollten regelmäßig in neuen Technologien und Organisationsstrategien geschult werden, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Schlussfolgerungen für den Handel
In einer zunehmend komplexen Geschäftswelt sind ein leerer Schreibtisch und die effiziente Nutzung einer Sekretärin oder eines Sekretärs keine trivialen Angelegenheiten. Sie sind Zeichen von klarer Struktur und strategischem Denken.
Erfolgreiche Führungskräfte wie Sheryl Sandberg und zahlreiche CEOs weltweit zeigen, dass der Schlüssel zu langfristigem Erfolg oft in der Fähigkeit liegt, Ordnung zu bewahren und Aufgaben effektiv zu delegieren. Durch die richtige Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen sowie die Unterstützung durch gut ausgebildete Assistenten können Führungskräfte ihre eigene Produktivität und die ihres Unternehmens deutlich steigern.
Die Integration dieser Prinzipien in den Führungsalltag wird nicht nur die persönliche Effizienz steigern, sondern auch das Unternehmen auf Erfolgskurs halten.
Inspirierende Literatur zur Rolle der Assistenz
Mintzberg, H. (1973) untersuchte in seiner Arbeit über Managerrollen, dass erfolgreiche Manager viel Zeit mit Kommunikation und weniger mit operativen Aufgaben verbringen sollten – Aufgaben, die oft an Sekretärinnen und Sekretäre delegiert werden können.
Kotter, J. P. (1982) hebt hervor, dass Manager, die erfolgreich delegieren, Zeit für wichtigere strategische Aufgaben gewinnen und dadurch die Gesamtproduktivität steigern.
Gentry, W. A., & McMillan, R. M. (2013) zeigen in ihrer Untersuchung, dass Führungskräfte, die Assistenten erfolgreich einsetzen, eine bessere Work-Life-Balance erzielen und somit nachhaltiger und gesünder arbeiten.